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Em 5 anos de trabalho na modalidade Home Office, adotei desde o princípio o GTD como metodologia de produtividade. Nesse periodo utilizei diversos aplicativos de “todo” (que citarei em outro artigo).
Desde janeiro venho utilizando o Todoist para gerenciar minhas demandas. A seguir vou detalhar como configurei o Todoist para ser o meu sistema confiável.
Projetos
A importância dessa organização é que fica mais fácil tomar a decisão de que projeto receberá sua atenção com base no momento em que se encontra, por exemplo: Digamos que esteja no horário que definiu para produzir, então é fácil selecionar um projeto profissional no qual irá trabalhar, ignorando as área pessoal e familiar.
Um recurso interessante presente só na versão premium é a possibilidade de compartilhar projetos com outras pessoas, utilizo esse recursso para compartilhar meu projeto “família” com os membros da mesma, de onde posso delegar e gerenciar a execução das tarefas de cunho familiar.
Outra excelente utilização que faço do compartilhamento de projetos é gerenciar as demandas dos colaboradores da minha Agência de Marketing Digital, de forma centralizada, participando também o próprio cliente como integrante do projeto, fato que acaba com o caos que é o gerenciamento de um projeto através do envio de emails.
Etiquetas (contextos)
São utilizados para determinar quais ferramentas, situações e ou locais são necessários a execução da tarefa, outra vantagem do Todoist é a possibilidade de adicionar mais de uma etiqueta a uma determinada tarefa, suponha que você tenha um iPad wifi ( sem 3g ) e esteja fora de cobertura da rede wifi. Nessas condições, não há possibilidade de executar uma tarefa que tenha como título ” assistir vídeo aula XPTO “, pois a mesma é contextualizada através das etiquetas “iPad ” e “online” simultaneamente.
Filtros
Os filtros personalizados eu utilizo para demarcar as áreas de impacto dos meus projetos e tarefas na visão de vida , 10.000 ft, 20.000 ft ( oportunamente tratarei desse assunto especificamente), além é claro de verificar as tarefas que estão aguardando a ação de alguém, e as que são de minha responsabilidade.
Outro filtro importante é o que permite a visualização “hoje” que contempla as tarefas com vencimento na data e as que estão atrasadas, cabe ressaltar que não é interessante colocar vencimento em todas as tarefas, pois isso causaria uma sobrecarga em seu “hoje” até que seu cérebro bloquearia o sistema por não acha-lo confiável , assim como já aconteceu várias vezes quando você tentou utilizar uma agenda e se viu no final de todas as tardes passando a limpo os itens não foram executados naquele dia.
Como definir quais são as próximas tarefas?
Um método que utilizo e tem dado um ótimo resultado, é fazer uma combinação entre projeto a ser executado, e recurso disponível (regra básica do GTD). Tomemos novamente como exemplo o paseio ao parque com o iPad wifi, certamente haverá algo para fazer, porém tarefas que necessitem de conexão a internet como compartilhar um artigo interessante não poderão ser executadas por falta de conexão. O tempo poderá ser utilizado para dar mais alguns passos na execução de alguma tarefa em determinado projeto.
No caso da agência utilizo o filtro de datas, para verificar o vencimento de determinada tarefa para também priorizar qual será executada.
Sinto falta de não poder colocar prazo no projeto inteiro.
