Como implementar o Gerenciamento de tarefas com google Keep

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Nesta semana eu conheci o Google Keep um aplicativo que promete revolucionar a forma como você captura e faz o gerenciamento de tarefas, notas e idéias.

Ele tem um funcionamento parecido com Evernote porém sua interface é muito mais simples carrega extremamente rápido, está disponível em todas as plataformas e tem o melhor sistema de buscas do mundo. Com todas essas características resolvi implementar um sistema de Gerenciamento de Tarefas completo com base no GTD utilizando o Google Keep composto de:

  • Coleta
  • Processamento
  • Organização
  • Execução
  • Revisão

Qualquer aplicativo que você venha utilizar para implementar um sistema para gerenciamento de tarefas com base no gtd deve possuir certas características como a possibilidade de criar pastas e etiquetas, de forma que o processamento e a execução funcionem de forma fluida.
O que que eu fiz foi pegar a estrutura de GTD que utilizo atualmente no Todoist ( Leia o artigo onde ensino como implementar o GTD com Todoist ) e implementa-lá integralmente no Google Keep. A única coisa que mudou foi o fluxo de execução e acredite ficou mais rápido e produtivo.
estrutura para o Gerenciamento de tarefas

O sistema Disponibiliza 8 cores o que em teoria restringiria seu número de projetos ativos, como eu tenho vários projetos de trabalho que facilmente ultrapassam o número 8, solucionei o problema configurando as etiquetas com o nome do projeto sempre obedecendo um padrão na nomenclatura.

Por exemplo se um dos meus projetos é criar uma horta orgânica esse projeto tem seu nome escrito em uma etiqueta entre colchetes, a nota terá a cor verde porque ele é um projeto pessoal.

Com isso eu consigo ter infinitos projetos, facilmente pesquisáveis características importante na hora da execução.
Card Google Keep

O material de referência é armazenado nas  notas da cor cinza, os compromissos que eu tenho agendado como consultas e reuniões ficam nas notas de cor Amarela, todos meus projetos de trabalho são armazenados nas notas de cor azul,   projetos pessoais nas notas de cor verde e projetos de família na cor verde água.

Estrutura GTD com Google Keep
Com isso eu consegui transferir meu sistema de pastas e arquivos do Todoist e implementar no Google Keep simplesmente utilizando cores das notas e etiquetas.

Coleta
Executar a coleta com Google Keep é muito fácil e rápido, principalmente se você estiver no celular que é onde ocorre a maioria das coletas diárias. com ele você pode coletar uma foto uma nota de áudio (que será transcrita magicamente para você) ou uma nota escrita mesmo com 2 cliques você cria uma nota que é branca por pafrão, por isso eu configurei meu sistema de forma que a caixa de entrada sejam as notas brancas.
A parte de integração com outros aplicativos que ainda não está bem desenvolvida no Google Keep, por exemplo você não consegue criar uma nota encaminhando um email para ele por exemplo, algo extremamente útil, mais isso é só uma questão de tempo até o Google integrar principalmente o Gmail, para que você conseguir transformar um e-mail em uma nota ou tarefa.

Processamento e Organização
A etapa de processamento é facilitada função dos cards do Google Keep, então quando eu vou fazer o processamento da minha inBox eu sei que eu tenho que pegar todos os cards que são brancos e processar, colocando a respectiva cor, etiqueta , data de vencimento, lembrete por data ou geolocalizado, e até mesmo Compartilhar esse Card com alguém com que tem alguma conta Google imediatamente.

Execução

Na hora da execução é que o Google Keep dá um banho em qualquer outro aplicativo tipicamente de notas que se quer implementar o GTD com ele, pois com o seu poderoso sistema de buscas você pode criar infinitas combinações para trazer a tona a tarefa a ser executada ou projeto a ser trabalhado.
Na hora de executar suas tarefas você pode simplesmente ir na caixa de busca do Google Keep e pesquisar suas notas por cor, notas que contém imagem, notas que foram delegadas pra alguém quando compartilhadas por você, notas que têm lembretes de áudio ou por contexto simples ou múltiplos, você pode criar buscas personalizadas como os filtros do Todoist .

Se eu for trabalhar no projeto da empresa eu vou filtrar todas as notas azuis (que são projetos da empresa) e posso também filtrar por contexto que são as etiquetas , por exemplo o telefone então vou ter todas as tarefas que eu tenho que fazer na empresa ao telefone. A pasta próximas ações tem uma cor exclusiva para como uma pasta, assim sei facilmente quaisd são as próximas ações.

Gerenciamento de tarefas - google keep

Revisão
Na revisão semanal eu filtros projetos por cores (pessoais, profissionais, caixa de entrada) vou pegando cada cor e revisando cada item que está dentro dos projetos

Conclusão

Há muito tempo venho procurando simplificar meu sistema de gerenciamento de tarefas GTD, algo complicado de se fazer com o Evernote, o Google Keep me surpreendeu pela simplicidade e robustez do sistema, que conta com alguns mimos incríveis como a coleta por voz que é automaticamente transcrita para uma nota (este artigo foi escrito utilizando o ditado), imagine em um evento onde você pode simplesmente ditar algo e o Google Keep toma nota para você? O ganho de produtividade é enorme.
Caso você tenha dúvidas em implementar o sistema deixe sua dúvida nos comentários abaixo que vou responder todos.
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