Aprenda a gerenciar seu E-mail em 5 etapas

Tempo de leitura: 5 minutos

Conversando com vários amigos empreendedores, empresários e donos de agência percebi qua a grande maioria tem dificuldades em gerenciar mensagens de e-mail, tornando assim essa atividade um gargalo para sua produtividade.

Por esse motivo preparei a Semana Inbox Zero, uma semana inteira de artigos e vídeos que vão te ensinar a ser mais produtivo no tratamento dos seus e-mails e alcançar a tão sonhada Inbox Zero.

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Se você tem sua caixa de entrada lotada ( mais de 10 emails não lidos já considero lotada) , ou a utiliza como gerenciador de tarefas, saiba que você está jogando o seu bem mais precioso e democrático chamado TEMPO no LIXO.
Imagina que você recebeu um e-mail com uma planilha em anexo que precisa ser preenchida e devolvida ao remetente em 5 dias, e que algumas informações necessárias ao seu preenchimento precisam ser levantadas e compiladas, o que você faz?

A – Deixa o e-mail na inbox e marca-o como não lido
B – Salva o e-mail em um pasta qualquer como não lido achando que está organizado
C – Salva a planilha na sua pasta de trabalho e Cria uma tarefa no Todoist com base no e-mail com vencimento daqui a 5 dias

Se você respondeu a letra A ou B, lamento informar mais você está fazendo isso errado, mais não fique triste várias pessoas me relataram o mesmo problema, ou seja não conseguem ser produtivas utilizando e-mail. Por essa razão preparei 5 artigos que vão mostrar passos a passo como você pode organizar a leitura e o tratamento dos seua e-mails.

Nesta primeira parte do artigo vamos tratar do setup inicial necessário para que você possa se organizar, principalmente a mudança de Mindset e hábitos relacionados a leitura de e-mails.

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Mudando seu Mindset

Uma mensagem de e-mail nada mais é do que uma pessoa que tem um problema para resolver e precisa de você para isso, até aí nada demais, o problema é o tempo do seu dia que você passa resolvendo problemas dos outros, então para que possamos começar você deve definir de acordo com a sua ocupação uma frequencia de leitura de e-mails, no meu caso essa leitura ocorre 3 vezes ao dia somente, às 10:00h / 14:00h e às 17:00h. Essa rotina é imortante para que você não fique o dia inteiro sendo interrompido por e-mails.

Desligando as Notificações

O item mais importante que impacta negativamente na produtividade das pessoas são as notificações, se cada vez que você pegar seu smartphone tiver um ícone vermelho sinalizando a chegada de uma nova mensagem, você será tentado a olhar a mensagem e assim deixar o seu fluxo de trabalho de lado para responde-la.

No caso do computador eu não utilizo nenhum programa de e-mail, faço tudo pela janela do Google Chrome, mesmo assim é importante desligar na central as notificações do navegador conforme mostra a figura abaixo.

Configurando as Ferramentas

Voce vai precisar de algumas ferramentas gratuitas listadas logo abaixo, não se preocupe pois todas são gratuitas e tem uma curva de aprendizado muito baixa.

Google Chrome – Navegador principal que permite a instalação de alguns plugins de captura como o Todoist for Gmail que permite transformar um e-mail em tarefa, e o Omnifocus que cumpre o mesmo papel, além é claro um excelente plugin que permite saber se seu e-mail foi lido chamado Hubspot Sales.

Gmail – O artigo foi escrito com base na interface do Gmail, mais qualquer conta IMAP pode ser utilizada.

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Na sua conta de e-mail é importante a criação de três pastas:

  • Resposta
  • Aguardando
  • Arquivo

Assista o vídeo e aprenda a criar as pastas inteligentes no Gmail.

Executando
Tenha em mente que todo e-mail deve ser enquadrado em uma das três opções abaixo:

  • É uma informação para que eu tome ciência
  • É uma tarefa
  • É um material de referência

Para seguir o processo de Inbox Zero, você deve ter em mente ações de preferência automatizadas para tratar as tres situações:

Se o e-mail for uma informação que você deve tomar ciência, basta responder que leu e jogar no lixo (falaremos como automatizar esse processo no decorrer da semana Inbox Zero).

No caso do e-mail se tratar de uma tarefa, ele deve ser imediatamente transferido para seu sistema gerenciador de tarefas, como o Todoist ou Omnifocus.

Quando o e-mail for um material de referência, ele deve ser imediatamente arquivado no seu sistema de armazenamento como o Evernote ou Google Keep, caso seja material de referencia para execução de algum projeto, deve ser movido para a ferramenta em questão.

Agora que você já está preparado para lidar com esse monstro devorador de tempo, sugiro que defina seus horários de leitura e já pense nas ferramentas auxiliares que mencionei.
Filtros no gmail

Poucas pessoas sabem mais o Gmail tem um poderoso sistema de filtros que vai te ajudar a esvaziar sua inbox de forma quase automática, livrando-o rapidamente dos e-mails indesejados.

O vídeo abaixo mostra como configurar os filtros do gmail

 

Midset Inbox Zero – Aprenda a ter atitudes simples que vão poupar tempo na hora de administrar sua conta de e-mail

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